О клиенте
ООО «Билд Сервис» — строительная компания, специализирующаяся на возведении складских и логистических комплексов. Опыт работы — более 17 лет, реализованы проекты для крупных брендов, включая Wildberries и DoorHan.
Битрикс24 использовался как корпоративный портал, но со временем такой подход стал неудобным. Компания решила внедрить автоматизированный, прозрачный процесс согласования договоров.
Задачи проекта
- Уйти от ручного согласования договоров через задачи в Битрикс24.
- Создать автоматизированный и прозрачный процесс, исключающий человеческий фактор.
- Повысить контроль и предсказуемость процесса для всех участников.
Что было сделано
Разработаны два бизнес-процесса — для отдела снабжения и для главного инженера проекта (ГИП). Каждый договор проходит согласование по чётко заданной логике с учётом ролей.
- Созданы два смарт-процесса с собственными воронками — по одному для каждого отдела.
- Разработан универсальный бизнес-процесс согласования с учётом всех условий и ролей участников.
- Сотрудник создаёт карточку договора и запускает процесс — дальше всё происходит автоматически.
Автоматизация позволяет:
- Если сумма договора > 500 000 ₽ — автоматически согласуется с главбухом и директором.
- Каждый участник получает задачу в нужный момент.
- Карточка договора движется по стадиям, фиксируя историю согласований и контролируя сроки.
Результаты внедрения
- 100% договоров фиксируются в CRM без потерь.
- Время согласования сократилось на 60–70% благодаря автоматической маршрутизации и напоминаниям.
- 0 ошибок в порядке согласований — логика маршрута закреплена в системе.
- Участники сократили ручные действия минимум на 40%.
- Прозрачность и контроль: видно, кто согласовал, кто следующий, где процесс застопорился.
- Процесс согласования стал предсказуемым и управляемым.
Проект стал первым шагом к масштабной автоматизации — в планах расширение на юридические документы, заявки, кадровые и производственные процессы.
Ключевые преимущества
- Уход от хаотичного согласования через задачи.
- Автоматизация движения карточек договора по ролям и суммам.
- Прозрачность и контроль на каждом этапе.
- Финансовый контроль: крупные договоры автоматически идут на согласование к нужным участникам.
- Универсальный и масштабируемый процесс для других отделов.
- Повышение точности и скорости обработки данных.
- Начало комплексной цифровой трансформации компании.
Отзыв клиента
«Раньше мы согласовывали договоры через задачи в Битрикс24 — это было неудобно, терялись документы, не было прозрачности. Протестировали автоматизацию на двух направлениях — результат приятно удивил. Процесс стал чётким, управляемым, система сама подсказывает, кому и когда согласовывать. Ничего не теряется, всё фиксируется. Планируем автоматизировать и другие процессы».